Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

AUTOMOTORES DEL LITORAL S.A., identificada con el Nit: 802.012.828-2, con domicilio en Barranquilla, ubicada en la Carrera 53 # 59 – 256, es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y la seguridad de los Datos Personales de sus usuarios y clientes. 

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento a las disposiciones legales  aplicables  (Ley  Estatutaria  1581  de  2012),  por  la  cual  se  dictan  disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior, se ha adoptado la siguiente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’, en la cual, los USUARIOS Y CLIENTES podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales que ingresan en nuestras bases de datos, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos.

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Automotores del Litoral S.A. cuyo titular sea una persona natural.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre de la Compañía: Automotores del Litoral S.A., que en adelante se denominará AUTOLITORAL, identificada con NIT 802.012.828 – 2 es la responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política.

Domicilio y Dirección: Autolitoral posee sedes en las siguientes ciudades de Colombia:

Barranquilla: Sede Prado (Principal); Carrera 53 # 59 – 256 

Sede Miramar; Calle 110 Av. Circunvalar # 43 – 508 

Santa Marta: Calle 23 # 4 – 78 

Correo Electrónico: callcenter@autolitoral.com

Teléfonos:  Sedes Barranquilla  605-319 9600         Sede Santa Marta  605-435 1735 Whatsapp:     311 4186253 

3. DEFINICIONES DE SU INTERÉS

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data,  lo  que  contribuye  a  determinar  las  responsabilidades  de  los  involucrados  en  el tratamiento de datos personales, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular

o   cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma

o   en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

4. PRINCIPIOS 

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, AUTOLITORAL aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones  legales  aplicables  (Ley  Estatutaria  1581  de  2012  y  sus  decretos reglamentarios).  

Principio  de  finalidad:  la  actividad  del  tratamiento  de  datos  personales  que  realice AUTOLITORAL  o  a  la  cual  tuviere  acceso,  obedecerán  a  una  finalidad  legítima  en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales. 

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario,

o   judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

Principio  de  transparencia:  En  el  tratamiento  de  datos  personales,  AUTOLITORAL garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la  Constitución.  En  consecuencia,  el  tratamiento  sólo  podrá  hacerse  por  personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. 

Principio  de  seguridad:  Los  Datos  Personales  sujetos  a  Tratamiento  se  manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en AUTOLITORAL, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que obtiene y almacena AUTOLITORAL, son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por AUTOLITORAL y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones  informadas  con  relación  a  sus  datos  personales  y  controle  el  uso  de  su información personal. Adicionalmente, la autorización podrá constar en los servidores de AUTOLITORAL.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

AUTOLITORAL, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada para:

1. Proporcionar nuestros servicios y productos.
2. Dar  cumplimiento  a  las  obligaciones  contraídas  por  el  titular  de  la  presente autorización. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
3. Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
4. Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.
5. Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
6. Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
7. Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
8. Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.
9. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
10. Controlar  el  acceso  a  las  oficinas  de  AUTOLITORAL  y  establecer  medidas  de seguridad.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
2. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de AUTOLITORAL, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad  social,  actividades  de  bienestar  y  salud  ocupacional,  ejercicio  de  la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
3. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad

con la ley aplicable;

4. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
5. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este;
6. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
7. Planificar actividades empresariales;

Respecto a los Datos de Proveedores:

1. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por AUTOLITORAL;
2. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
3. Para hacer el registro en los sistemas de AUTOLITORAL;
4. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
5. Acciones relacionadas con los productos y servicios que ofrece AUTOLITORAL.

 Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:

1. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de AUTOLITORAL;
2. Para el pago de dividendos;
3. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;

Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, AUTOLITORAL informará al Titular:

1. Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, AUTOLITORAL tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad  y  confidencialidad  correspondientes  a  su  naturaleza.  Para  este  fin, AUTOLITORAL ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, AUTOLITORAL sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, AUTOLITORAL deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de AUTOLITORAL, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AUTOLITORAL, en su condición de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AUTOLITORAL, en su condición de responsable del Tratamiento.
3. Ser informado por AUTOLITORAL previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta

o   reclamo ante el responsable del Tratamiento.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder  en  forma  gratuita  a  sus  datos  personales  que  hayan  sido  objeto  de Tratamiento.
7. Solicitar a AUTOLITORAL la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal

o     contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y AUTOLITORAL, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 

8. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

•         Por el Titular;

•         Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

•         Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

8.    DEBERES  DE  AUTOLITORAL  COMO  RESPONSABLE  Y  ENCARGADO  DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

AUTOLITORAL, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. 

AUTOLITORAL, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
5. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
6. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
8. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado  por  parte  de  la  autoridad  competente  sobre  procesos  judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
10. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
11. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Velar  por  el  uso  adecuado  de  los  datos  personales  de  los  niños,  niñas  y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
15. Informar  a  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio  cuando  se  presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
16. Cumplir  las  instrucciones  y  requerimientos  que  imparta  la  Superintendencia  de Industria y Comercio.

9. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR 

AUTOLITORAL requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública. 
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Manifestación de la autorización 

La autorización a AUTOLITORAL para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

•         El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AUTOLITORAL 

•         Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 

•         El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

•         Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. 

Medios para otorgar la autorización 

AUTOLITORAL  obtendrá  la  autorización  mediante  diferentes  medios,  entre  ellos  el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, redes sociales, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 

La autorización será solicitada por AUTOLITORAL de manera previa al tratamiento de los datos personales. 

Prueba de la autorización 

AUTOLITORAL conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, AUTOLITORAL podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 

Revocatoria de la autorización. 

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada  a  AUTOLITORAL  para  el  tratamiento  de  sus  datos  personales  o  solicitar  la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. AUTOLITORAL establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto AUTOLITORAL deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre  otros.  En  este  último  caso,  AUTOLITORAL  podrá  continuar  tratando  los  datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

10.       PROCEDIMIENTO  PARA  LA  ATENCIÓN  DE  CONSULTAS,  RECLAMOS, PETICIONES  DE  RECTIFICACIÓN,  ACTUALIZACIÓN  Y  SUPRESIÓN  DE  DATOS PERSONALES.

Los Titulares de Datos Personales tratados por AUTOLITORAL tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de estos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

1. Comunicación escrita dirigida a Automotores del Litoral S.A. Carrera 53 # 59 – 256, Barranquilla,  Colombia.  Contacto  Vanessa  Vives  –  Gerente  Administrativa  y Financiera.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: callcenter@autolitoral.com  
3. Solicitud presentada a través del teléfono 605-319 9600 Ext. 1101 al área de Contact Center. Contacto Mayra Parias – Coordinadora de Contact Center.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

1. El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
2. El  Titular  o  sus  causahabientes  deberán  acreditar  su  identidad,  la  de  su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
3. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
4. Si  la  consulta  y/o  petición  realizada  por  el  Titular  del  dato  resulta  incompleta, AUTOLITORAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos

(2)     meses  desde  la  fecha  del  requerimiento,  sin  que  el  solicitante  presente  la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

5. Las  peticiones  y/o  consultas  serán  atendida  por  AUTOLITORAL  en  un  término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular

o   sus causahabientes consideren que la información tratada por AUTOLITORAL deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante AUTOLITORAL, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El  Titular  o  sus  causahabientes  deberán  acreditar  su  identidad,  la  de  su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2. La  solicitud  de  rectificación,  actualización,  supresión  o  revocatoria  debe  ser presentada a través de los medios habilitados por AUTOLITORAL indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

•         El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

•         Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

•         La descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo y los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los

derechos.

3. Si la solicitud se presenta incompleta, AUTOLITORAL deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
4. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
6. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

AUTOLITORAL, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. 

AUTOLITORAL, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

En  cumplimiento  de  la  misión  institucional  y  del  plan  estratégico  de  desarrollo  de AUTOLITORAL, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con AUTOLITORAL, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con AUTOLITORAL. 

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, AUTOLITORAL tomará  las  medidas  necesarias  para  que  los  terceros  conozcan  y  se  comprometan  a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con AUTOLITORAL y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. 

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe AUTOLITORAL, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. 

AUTOLITORAL,  también  podrá  intercambiar  información  personal  con  autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas,  autoridades  fiscales  y  organismos  de  investigación  penal,  civil, administrativa,  disciplinaria  y  fiscal),  y  terceros  participantes  en  procedimientos  legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

13. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

AUTOLITORAL será la responsable del tratamiento de los datos personales. 

El Departamento de Contact Center en cabeza de su Coordinadora Mayra Parias será la encargada por cuenta de AUTOLITORAL del tratamiento de los datos personales, tales como derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

AUTOLITORAL  podrá  subcontratar  a  terceros  para  el  procesamiento  de  determinadas funciones  o  información.  Cuando  efectivamente  subcontratamos  con  terceros  el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

14. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 27 de febrero de 2014 y fue actualizada en Noviembre de 2016 y Julio de 2022.